Pointage des heures des salariés : quel système choisir ?

Dans beaucoup de petites entreprises, les heures des salariés arrivent au bureau sur une feuille papier, un SMS ou un tableau rempli de mémoire le vendredi. Le dirigeant recopie, corrige les oublis puis envoie le total au comptable. Le pointage des heures des salariés sur une application supprime cette recopie. Encore faut-il choisir le bon système, car il n'en existe pas un seul.

Ce que la loi demande de noter

Le Code du travail n'impose pas de badgeuse. Quand les salariés d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif affiché, l'article D3171-8 du Code du travail demande deux choses :

• Chaque jour, l'enregistrement « selon tous moyens » des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le relevé du nombre d'heures accomplies
• Chaque semaine, le récapitulatif du nombre d'heures de chaque salarié

« Selon tous moyens » veut dire qu'une feuille papier peut suffire. Une application ne vous rend pas plus en règle : elle évite la recopie, les feuilles perdues et le total refait à la main en fin de mois.

Quatre systèmes de pointage des heures, et à qui ils conviennent

Ces systèmes se combinent. Une application sur mesure peut noter l'heure d'arrivée chez le client et demander quand même au salarié de confirmer ses heures du jour.

Déclarer ses heures : l'exemple d'un climaticien

Beton Aéro Clim installe et entretient des climatisations dans l'Aisne. Ses techniciens ouvrent leur journée sur leur téléphone, avec leurs rendez-vous et leurs bons d'intervention. Dans la même application, ils saisissent leurs heures et demandent leurs congés. Les heures du mois s'exportent en PDF pour le comptable.

Le pointage n'est donc pas un outil à part. Il se trouve dans l'application que les techniciens ouvrent déjà pour leur journée. Le reste de l'outil (planning, bons d'intervention, maintenances) est décrit dans l'étude de cas Beton Aéro Clim.

Ce système demande peu au salarié. Il repose sur la confiance et sur la relecture du dirigeant avant l'envoi du mois au comptable.

Une pointeuse par équipe de chantier

Une entreprise du bâtiment qui travaille par équipes a d'autres besoins. On a réalisé ce type de prototype : une pointeuse sur téléphone où le salarié pointe son arrivée, sa pause, sa reprise et sa fin de journée. Une pointeuse sur mesure peut ensuite appliquer les règles de paie de l'entreprise :

• Un oubli de pointage se corrige avec l'heure réelle et un motif. La direction valide la correction et l'heure d'origine reste dans l'historique
• Le panier repas se coche pour la journée
• La zone de déplacement se calcule à partir de l'adresse des chantiers de la journée
• Les heures supplémentaires apparaissent dès que la semaine dépasse la durée prévue

La direction voit les pointages de la semaine et ceux à corriger, puis exporte le relevé d'heures pour la paie.

Ces règles ne se retrouvent pas d'une entreprise à l'autre. Les zones de déplacement, le panier et le calcul des heures supplémentaires dépendent de la convention collective et des accords de chaque entreprise. Un logiciel du marché les propose en paramètres. Un outil sur mesure les applique telles que votre comptable les calcule aujourd'hui.

Pointer sans réseau, sur un chantier de l'Aisne ou de la Marne

Dans un village de l'Aisne ou de la Marne, dans une cave ou un sous-sol, le téléphone ne capte pas toujours. Une pointeuse qui exige du réseau au moment du pointage risque de perdre un pointage ou de pousser le salarié à pointer plus tard, de mémoire.

Avant de choisir un outil, vérifiez ce qu'il fait sans réseau. Dans les applications qu'on livre, une saisie faite sans réseau reste sur le téléphone et le salarié la renvoie quand le réseau revient.

Géolocalisation, empreinte digitale : ce que la CNIL juge excessif

Suivre la position des salariés pour compter leurs heures est la tentation des entreprises qui travaillent sur la route. Sur sa page consacrée à la géolocalisation des véhicules des salariés, la CNIL n'admet le suivi du temps de travail qu'« accessoirement » et « lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen ». Une pointeuse sur téléphone ou des heures déclarées sont justement cet autre moyen.

La pointeuse à empreinte digitale pose le même problème. Sur sa page consacrée au contrôle des horaires, la CNIL juge excessive la biométrie pour contrôler les horaires. Elle écrit aussi qu'« une prise de photographie systématique à chaque pointage apparaît excessive ».

Avant de mettre en place un pointage

Trois points sont à régler avant le premier pointage :

• Informer les salariés. La CNIL demande de leur dire, de façon claire et accessible, à quoi sert le pointage, qui voit les données et combien de temps elles sont gardées. Si l'entreprise a un comité social et économique (CSE), il est informé ou consulté avant la décision
• Garder les relevés. L'article D3171-16 du Code du travail impose de tenir les décomptes d'heures à la disposition de l'inspection du travail pendant un an. La CNIL admet de les archiver jusqu'à cinq ans
• Limiter ce qui est enregistré à ce qui sert au décompte et à la paie

Avec une application, on fournit un guide d'utilisation pour les salariés, une note qui leur dit ce que l'outil enregistre et la fiche à ajouter au registre RGPD de l'entreprise, le document qui liste ses traitements de données personnelles.

Logiciel du marché ou pointage sur mesure

Si vous cherchez seulement une badgeuse, prenez un logiciel du marché. Plusieurs éditeurs proposent un pointage sur téléphone avec export vers la paie.

Le sur mesure se justifie quand les heures sont liées au reste du travail. C'est le cas quand elles doivent se rattacher à un chantier ou à une intervention, quand vos règles de panier ou de déplacement sortent des paramètres standards, ou quand le pointage s'ajoute à un planning et à des bons déjà tenus ailleurs. Chez Hexa web, le pointage est souvent un module d'une application plus large. Chez Beton Aéro Clim, il fait partie de l'application qui a remplacé Google Agenda, Excel et Word.

FAQ

Combien coûte une application de pointage sur mesure ?

Le prix dépend du périmètre, pas du nombre de salariés. Une saisie des heures avec export mensuel coûte moins qu'une pointeuse qui calcule les zones et les heures supplémentaires. Un pointage relié à un planning existant demande aussi plus de travail. L'article sur le prix d'un logiciel sur mesure donne les budgets relevés sur le marché.

En combien de temps peut-on s'en servir ?

Une saisie simple des heures peut être mise à l'essai avant le reste de l'outil. Les règles de paie (paniers, zones, heures supplémentaires) prennent plus de temps parce qu'il faut les vérifier avec votre comptable sur des mois réels.

Peut-on géolocaliser les salariés pour vérifier leurs heures ?

En règle générale, non. La CNIL n'admet la géolocalisation pour suivre le temps de travail que si aucun autre moyen n'est possible.

Nos salariés ne sont pas à l'aise avec le téléphone, est-ce un obstacle ?

Pas si l'écran ne demande qu'une ou deux actions. Un bouton pour pointer ou un champ pour les heures du jour suffit. Un oubli se corrige ensuite depuis le bureau.

Le comptable peut-il recevoir les heures directement ?

Oui, sous la forme qu'il utilise déjà. Un relevé PDF par mois suffit à beaucoup de cabinets. Un export vers le logiciel de paie se prévoit au cadrage s'il est nécessaire.