Logiciel sur mesure pour agence d'architecture

Une agence d'architecture facture ses honoraires en pourcentage du montant des travaux, fixé au contrat de maîtrise d'œuvre. Le temps passé ne suit pas cette courbe. Une esquisse se dessine vite, un dossier de consultation des entreprises absorbe des semaines de pièces écrites et la direction de l'exécution des travaux peut s'étirer bien après la date prévue. L'écart entre facturé et consommé ne se voit qu'au bilan de l'opération.

Un logiciel sur mesure ne remplace pas Archicad, Revit ou l'outil de devis. Ces logiciels couvrent déjà la conception et le chiffrage. Aucun ne couvre la gestion de l'agence elle-même, c'est-à-dire le temps passé phase par phase et l'écart avec ce qui a été facturé.

Le pourcentage des travaux ne dit rien du temps consommé

Les honoraires d'une mission de maîtrise d'œuvre se calculent en pourcentage du montant des travaux. L'ordre des architectes documente cette pratique sans imposer de barème depuis 1986. Ce pourcentage se répartit entre les phases de la mission : esquisse (ESQ), avant-projet sommaire (APS), avant-projet définitif (APD), études de projet (PRO), dossier de consultation des entreprises (DCE), assistance à la passation des contrats de travaux (ACT), visa des études d'exécution (VISA), direction de l'exécution des travaux (DET) et assistance aux opérations de réception (AOR).

Cette répartition est écrite au contrat mais le temps réel ne la suit pas. Un DCE mal cadré en APD se corrige en PRO, ce qui déplace des heures d'une phase à l'autre sans déplacer la ligne d'honoraires en face. Une VISA qui s'annonce simple se complique quand un lot revient plusieurs fois avec des réserves. Le seul rattrapage passe par un avenant de mission documenté avec un temps mesuré phase par phase.

Deux métiers dans la même mission : conception et chantier

La conception (de l'ESQ au DCE, puis l'ACT) et la direction de l'exécution des travaux (DET) ne se pilotent pas de la même façon. La première produit des documents avec des allers-retours internes avant validation. La seconde suit le calendrier des entreprises, de leurs approvisionnements et de leurs propres retards.

Une agence installée entre Saint-Quentin et Fismes qui mène deux DCE et un chantier en DET n'a pas le même besoin de suivi qu'une agence mono-projet encore en esquisse. Elle doit suivre la charge de production et le nombre de visas en attente.

Ce qu'un logiciel sur mesure centralise pour une agence

Le principe reste le même que pour la conception ou le chantier, puisqu'une information se saisit une fois et ne se ressaisit pas.

• Le temps par phase et par projet correspond aux heures passées en ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET et AOR, rapprochées de la part d'honoraires prévue
• Le suivi des avenants garde ce qui sort du périmètre initial daté et chiffré avant que cela se dilue dans un échange d'e-mails
• Le suivi des visas regroupe les plans d'exécution envoyés à chaque entreprise, leur statut et les relances sur plusieurs chantiers
• Les échéances de réception et de garantie comprennent la date de l'AOR, le dossier des ouvrages exécutés (DOE) et les échéances de l'assurance décennale
• Le tableau de bord de l'agence montre la charge de chaque architecte, les projets en cours et les phases en retard

Archicad et Revit modélisent le bâtiment, Multidevis chiffre les travaux et Archipad et Batiscript suivent les visites de chantier, donc aucun ne couvre ces points. Le suivi transversal de l'agence repose sur un tableur ou sur une mémoire collective et non sur un logiciel dédié.

Ce que l'IA automatise pour une agence d'architecture

Elle produit un premier texte à partir de ce que l'agence possède déjà et quelqu'un le relit avant qu'il ne parte. Dans ce métier, trois usages reviennent souvent :

• Le compte rendu de réunion de chantier se rédige à partir des notes et des photos prises sur place et l'architecte le relit avant diffusion
• La notice descriptive se monte à partir des éléments déjà réunis sur le projet (surfaces, matériaux, choix techniques)
• Le suivi des visas prépare une relance quand un plan d'exécution attend une réponse depuis plusieurs jours

Deux garde-fous s'appliquent. Rien ne part sans relecture parce qu'une notice générée peut se tromper sur un détail technique qui engage l'agence. Le choix de ce qui transite par un service externe se décide au cadrage parce que la CNIL rappelle que la responsabilité du traitement des données reste à la charge de l'entreprise qui les traite quel que soit le modèle utilisé.

Ce que les outils du marché couvrent déjà

Si un logiciel du marché couvre déjà le besoin, il faut le prendre. Pour le suivi de chantier seul (comptes rendus, réserves, levée des réserves), Archipad et Batiscript existent depuis longtemps et font ce travail à un tarif qu'un développement sur mesure ne concurrence pas. Les outils Abvent occupent déjà cette place pour le rendu d'un projet et Multidevis reste une référence du secteur pour le chiffrage.

Le sur mesure devient pertinent quand une agence pilote plusieurs projets à des phases différentes et n'a aucun endroit pour voir où chacun en est par rapport à ce qui a été facturé. Une agence seule sur un projet avec un tableur qui suffit n'a rien à gagner à aller plus loin. Le sur mesure comble un manque d'organisation et non un manque de logiciel.

FAQ

Quel est le prix d'un logiciel sur mesure pour une agence d'architecture ?

Il n'existe pas de tarif standard, parce que le périmètre change tout. Le prix dépend du nombre de projets suivis en parallèle, des connexions avec Archicad ou l'outil de devis existant et de la reprise des projets en cours. Le chiffrage se transmet par écrit et rien ne démarre avant votre accord. L'article sur le prix d'un logiciel sur mesure donne les budgets relevés sur le marché.

En combien de temps l'agence peut-elle commencer à s'en servir ?

Un premier module se met en service en quelques jours si le projet est bien découpé. Un développement livré d'un seul bloc fait attendre des mois. Découpé, il met un outil simple entre les mains de l'agence et ce qui manque se corrige au fil de l'eau.

Ce logiciel remplace-t-il Archicad, Revit ou notre outil de devis ?

Non, ce n'est pas son rôle. Ces logiciels couvrent la conception et le chiffrage mieux qu'un développement sur mesure. L'outil sur mesure vient à côté sur ce que ces logiciels ne suivent pas, c'est-à-dire le temps par phase, les avenants et les visas en attente.

Peut-on suivre les honoraires par phase et les avenants avec cet outil ?

Oui, c'est l'un des usages qui justifie le plus souvent ce type de projet. Chaque phase, de l'esquisse à l'AOR, peut être rapprochée du temps passé et un avenant se documente au moment où le périmètre change, plutôt que d'être reconstitué de mémoire en fin de projet.

Notre article sur le logiciel de suivi de chantier pour maçon traite le suivi de chantier vu depuis l'entreprise de travaux et non depuis la maîtrise d'œuvre.

Cet article porte sur l'organisation de l'agence et non sur sa présence en ligne. Pour vérifier la vitesse et le référencement de votre site, utilisez notre outil d'audit gratuit.